Intracommunautaire BTW: boekhouding en werking!

Ondernemingen spelen een belangrijke rol in de sociale en economische organisatie van landen. Deze instellingen creëren immers rijkdom door de verschillende diensten die zij aanbieden. Deze verschillende ondernemingen zijn echter onderworpen aan beperkingen of regels in hun regio.

Met name juridische en financiële beperkingen zijn voor ondernemingen van cruciaal belang. Intracommunautaire BTW, of intracommunautaire belasting over de toegevoegde waarde, is een essentiële norm voor belastingen, boekhouding en algemeen toezicht.

Nut van intracommunautaire btw

Intracommunautaire BTW is een internationale input voor transacties tussen verschillende naties. Meer in het bijzonder is deze BTW van toepassing op ondernemingen die tot de Europese Unie behoren. Op dit gebied is elke aankoop van goederen of diensten onderworpen aan een belasting die wordt geheven op de koper. Voor de vaststelling van de door de koper verschuldigde BTW wordt een tarief gehanteerd dat hoofdzakelijk afhankelijk is van het BTW-tarief van het land waar de verkoop plaatsvindt.

Net als de BTW in Frankrijk en in verschillende andere landen, is ook deze BTW die moet worden betaald door ondernemingen die zich in de internationale handel begeven, aftrekbaar en kan dus aanleiding geven tot terugbetaling. Intracommunautaire btw kan worden verkregen door alle EU-bedrijven die in de EU-regio actief zijn. Het intracommunautaire BTW-nummer is van essentieel belang voor internationale transacties en wordt daarom voor elke onderneming vastgesteld. Dit getal wordt verkregen door middel van een specifiek procédé met een specifieke samenstelling.

De intracommunautaire btw, die in 1993 in het leven is geroepen, wordt in de 28 landen van de Europese Unie toegepast om ondernemingen aanzienlijke voordelen te bieden.

Oprichting van het intracommunautaire BTW-nummer

TVA intracommunautaire

Het intracommunautaire BTW-nummer heeft een staatspecifieke structuur. Met name in Frankrijk begint dit nummer met de letters FR. Dit nummer wordt gevolgd door een reeks van twee letters die worden toegekend door de belastingautoriteiten van de plaats waar de onderneming haar statutaire zetel heeft. Het laatste blok in de structuur van dit nummer is het SIREN-nummer, bestaande uit een reeks van 9 cijfers. Hier volgt een voorbeeld van een intracommunautair BTW-nummer in Frankrijk: FR 53 157896342.

Om een intracommunautair BTW-nummer, ook wel een individueel fiscaal identificatienummer genoemd, te verkrijgen, moet de onderneming eerst BTW-plichtig zijn en vervolgens contact opnemen met haar belastingkantoor. Het intracommunautaire BTW-nummer biedt een grote flexibiliteit bij de uitvoering van de verschillende belastingaanvragen. Het wordt afgegeven door de belastingdienst.

Het beginsel van de intracommunautaire BTW

Intracommunautaire BTW omvat talrijke gegevens en waarden om technieken en procedures in de verschillende landen vast te leggen en te standaardiseren. De belangrijkste verandering in deze intracommunautaire beschouwing is de verdwijning van de begrippen invoer en uitvoer ten gunste van respectievelijk verwerving en levering. Producten of diensten die in een EU-land worden verkocht, zijn in deze bedrijven dus vrijgesteld van belasting. Wanneer de producten of diensten daarentegen op zijn grondgebied worden ontvangen, is de rente volledig belastbaar. Ook de intracommunautaire BTW omvat andere basisregels.

Wanneer de koper de factuur van de verkoper in een ander EU-land ontvangt, is op deze factuur de BTW niet inbegrepen. De Franse BTW wordt dan betaald door de Franse koper over de prijs van de transactie door het bedrag op zijn eigen btw-aangifte te vermelden. Wanneer de koper echter een belastingplichtige voor BTW-doeleinden is, is de door de belastingplichtige over de intracommunautaire verwerving betaalde belasting aftrekbaar. De verkoop van goederen aan niet-belastingplichtige ondernemingen kan worden belast tegen het btw-tarief van het land van bestemming wanneer het bedrag een jaarlijkse drempel overschrijdt.

Tussen belastingplichtigen is de plaats van heffing in het algemeen de plaats waar de afnemer van de goederen of diensten is gevestigd. De koper geeft zijn BTW zelf aan via het beginsel van zelfcontrole. De leverancier moet eerst een Europese dienstverleningsverklaring (EVD) overleggen. In deze verklaring worden de diensten genoemd waarvoor de belasting door de afnemer van de dienst in een ander EU-land zelf moet worden betaald. Dezelfde regels gelden voor het handelsverkeer tussen belastingplichtigen en niet-belastingplichtigen. Er zijn echter uitzonderingen op deze regels voor bepaalde situaties.

Beperkingen betreffende de intracommunautaire BTW

TVA intracommunautaire

De voornaamste beperking in verband met de intracommunautaire BTW is dat elke belastingplichtige onderneming een door de belastingdienst toegekend identificatienummer moet hebben. Bovendien hebben actoren in de interstatelijke handel specifieke verplichtingen voor het toezicht op en de verificatie van de bewegingen. Deze zijn in wezen :

De factuur

De factuur is een essentieel boekhoudkundig document in alle bedrijfsactiviteiten. Voor de intracommunautaire BTW is de BTW even belangrijk en moet deze sleutelelementen bevatten zoals de identificatienummers van de leverancier en de afnemer. De factuur moet ook verplichte informatie bevatten.

De aangifte van het goederenverkeer (DEB)

Wanneer een onderneming intracommunautaire handel drijft, moet zij een maandelijkse aangifte van het goederenverkeer opstellen en bij de douane indienen. In deze verklaring wordt verslag uitgebracht over alle handel en de inhoud ervan varieert naar gelang van twee niveaus van verplichting. De twee verplichtingsniveaus worden bepaald door één enkele drempel van 460 000 euro voor zowel verzending als invoering.

De Europese dienstverleningsverklaring (ESD)

De Europese dienstverleningsverklaring is een verklaring waarin een overzicht wordt gegeven van de klanten die diensten van de onderneming hebben ontvangen. Het is bijna identiek aan de DEB. Dit document wordt ingevuld naarmate en wanneer ondernemingen in dit kader middelen ontvangen. De aangifte wordt dus geleidelijk op de douanesite gedaan.

Hoe werkt de intracommunautaire BTW?

TVA intracommunautaire

De intracommunautaire BTW werkt in alle EU-landen op nagenoeg dezelfde basis. De belangrijkste verschillen tussen de wijzen waarop de BTW wordt beheerd, hebben betrekking op de toegepaste tarieven en de categorieën van goederen. De verlaagde en normale BTW-tarieven in Europa verschillen van land tot land. Bedrijven vorderen hun Franse btw terug, maar kunnen ook btw terugvorderen die in een ander EU-land is betaald. In het laatste geval is de onderneming onderworpen aan de BTW-regeling die in het betrokken land van toepassing is.

Er zijn drie belangrijke voorwaarden om in aanmerking te komen voor de teruggaaf van de intercommunautaire BTW

De allereerste voorwaarde die in de meeste communautaire BTW-acties wordt gesteld, is de BTW-plichtigheid van de vennootschap in het land van vestiging.

De tweede voorwaarde is dat de onderneming mag niet voor belastingdoeleinden worden geïdentificeerd in het land waar hij het verzoek om btw-teruggaaf indient.

Ten slotte mag de onderneming in het betrokken land geen belastbare leveringen van goederen of diensten hebben verricht.

In dit geval vordert het bedrijf in plaats daarvan de BTW terug van de eigen diensten van het land. Zij wordt derhalve niet als intracommunautaire BTW beschouwd, maar als gewone BTW. Er moet echter ook worden nagegaan welke soorten uitgaven moeten worden gedaan om de restitutie daadwerkelijk te kunnen krijgen.

Aftrekbare kosten maken

TVA intracommunautaire

 

Een belastingplichtige onderneming kan om teruggaaf verzoeken van aftrekbare btw-bedragen voor lokale belastingplichtigen. Het is dus van essentieel belang dat men zich ervan vergewist dat de gemaakte kosten inderdaad aftrekbaar zijn in het land van de handelspartner waarmee men handel drijft. In het algemeen is terugbetaling mogelijk voor aanverwante diensten:

  • in het binnenland door andere belastingplichtigen verrichte diensten of geleverde goederen;
  • op in het land ingevoerde goederen die nodig zijn voor de uitoefening van de economische activiteit of op diensten die recht geven op een vermindering.

In de praktijk zal een handelsagent van een onderneming die in het kader van intracommunautaire handel naar een ander EU-land reist, btw betalen op diverse diensten, waaronder catering, reizen, accommodatie en communicatie. Deze door de staat geïnde BTW kan door het bedrijf in kwestie worden teruggevorderd. Sommige landen met hun eigen wetgeving kennen echter uitzonderingen voor specifieke goederen of diensten.

Voordat u om terugbetaling verzoekt, is het verstandig om na te gaan of het goed dat u aanvraagt, terugbetaalbaar is. Om dit met gemak en informatiebeveiliging te doen, dient u de wetgeving van het betrokken land te raadplegen. Als u er zeker van bent dat u een terugbetaling kunt krijgen, hoe gaat u dan verder?

Hoe kom ik in aanmerking voor de terugbetaling?

De procedure voor het aanvragen en terugkrijgen van intracommunautaire btw is volledig gedigitaliseerd en vereenvoudigt derhalve deze handelingen. De eerste stap is inloggen op de website van de Franse belastingdienst. Eenmaal aangesloten, kan de terugbetalingsapplicatie worden gestart met de nodige bewijsstukken om de aanvraag te valideren. Deze documenten moeten van tevoren worden gescand.

TVA intracommunautaire

De frequentie waarmee aanvragen worden ingediend de aflossing geschiedt per kwartaal of per jaar. Evenzo geldt voor elke toepassingsfrequentie een minimumbedrag dat moet worden bereikt. Voor driemaandelijkse declaraties bedraagt de minimumdrempel voor vergoeding 400 euro, terwijl voor jaarlijkse declaraties de drempel 50 euro bedraagt. Deze bepalingen zijn legitiem om herhaalde vorderingen voor kleine bedragen te voorkomen.

De nodige bewijsstukken

Bewijsstukken zijn van cruciaal belang om de uitgaven en de betaling van een vergoeding aan te tonen en zo de aanvraag geldig te verklaren. Daarom zijn het meestal originelen of kopieën van facturen of invoerdocumenten waaruit de betaalde btw blijkt. Het is raadzaam het document niet te verliezen. Het is ook raadzaam om dit document in digitale vorm te hebben. Zonder dit document kan de aanvraag immers niet worden ingewilligd. Bovendien moeten deze documenten het BTW-certificaat en de verplichte gegevens bevatten, met name het intracommunautaire BTW-nummer van de afnemer en de leverancier.

Vertragingen in het proces

De termijn waarbinnen een bedrijf een uitspraak kan krijgen over zijn vordering is 4 maanden na verzending van de vordering. Bij gebrek aan bewijsstukken kan de vordering tot 6 maanden worden verlengd. Nadat uw aanvraag is gevalideerd, bedraagt de termijn voor de betaling van het terug te betalen bedrag 10 dagen. Als deze termijn wordt overschreden, kan u rente in rekening worden gebracht. Ook worden terugbetalingsaanvragen ingediend voor in de tijd beperkte transacties. Om voor een bepaald jaar BTW te ontvangen, moet de aanvraag uiterlijk op 30 september van het volgende jaar worden ingediend.

Hoe moet intracommunautaire BTW worden verantwoord?

TVA intracommunautaire

Het boekhoudkundig beheer van de verrichtingen in verband met de intracommunautaire BTW is zeer belangrijk. Deze BTW omvat immers verschillende verrichtingen en past zich aan aan bijzondere situaties die in de boekhouding van de onderneming moeten worden opgenomen. Intracommunautaire aan- en verkopen, hoewel vrijgesteld van BTW moeten voor elke transactie op een specifieke manier worden geregistreerd. Er wordt voornamelijk een onderscheid gemaakt tussen de soorten transacties, namelijk: intracommunautaire BTW op goederen en intracommunautaire BTW op diensten.

Intracommunautaire BTW op goederen

Bij de verkoper

Intracommunautaire leveringen zijn niet aan BTW onderworpen. Goederen worden belastingvrij gefactureerd zodra de verkoper beschikt over het intracommunautaire BTW-nummer van zijn Europese klant. Wanneer er geen intracommunautaire BTW is, worden de belastingregels omgekeerd en worden de goederen inclusief belasting gefactureerd.

Bij de koper

De BTW op intracommunautaire transacties wordt betaald in het land van bestemming. Wanneer de koper zijn aftrekbare BTW tegen 100 % kan aftrekken, wordt dit een verlegging genoemd. In dat geval moet de koper de BTW op zijn aankoop zowel innen als aftrekken. Hij betaalt geen belasting, maar legt er rekenschap van af via een specifieke boeking.

Intracommunautaire BTW op leveringen van diensten

De boekhoudregels voor zowel de overnemer als de verkoper zijn dezelfde. Om deze boekingen uit te voeren, is het in feite alleen nodig de rekeningen 60792 in 60492 en 70712 in 70612 te veranderen. De regels voor het belasten of terugvorderen van de BTW verschillen daarentegen en hangen af van de aard van de transactie en de plaats waar de dienst wordt verricht.

Samenvattend kan de onderneming worden geconfronteerd met een klassieke situatie van BTW die moet worden afgedragen. In dit geval wordt de rekening voor de aankoop van goederen bijvoorbeeld gedebiteerd met 1000 euro, terwijl de rekeningen voor de leverancier en de voorbelasting worden gecrediteerd met respectievelijk 833,33 en 166,66 euro.

Bij een aankoop op afstand wordt de BTW niet vermeld of althans niet echt in aanmerking genomen. Het komt echter wel voor in de boekhouding en wordt beheerd met een reeks boekingen. Bij een aankoop van 1000 euro worden de inkoop- en aftrekbare BTW-rekeningen gedebiteerd met 1000 en 200 euro, terwijl de leveranciers- en intercommunautaire BTW-rekeningen worden gecrediteerd met 1000 en 200 euro om de rekeningen in evenwicht te brengen.

Samenvatting van de belangrijkste gegevens over de intracommunautaire btw

Er is enige nuttige informatie om te onthouden over intercommunautaire btw voor verschillende transacties :

  • Het verzoek om teruggaaf van intracommunautaire BTW is afhankelijk van de onderneming die het verzoek indient en van de gemaakte kosten;
  • De intracommunautaire BTW werkt op dezelfde wijze als de Franse BTW;
  • Vergoedingen kunnen worden toegekend voor externe uitgaven;
  • De aanvraagprocedure verloopt elektronisch en neemt tussen de 4 en 6 maanden in beslag;
  • Maak een groot verschil tussen de bedragen inclusief en exclusief BTW op de factuur bij het boeken.